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Sobre nós e tecnologia

Enviar e-mail quase que se tornou a forma de comunicação oficial entre as pessoas, pois é algo extremamente simples e por norma é uma matéria que os formadores já nem sequer abordam nas suas formações em TIC ( tecnologias da informação e comunicação ). Se por um lado, diminui o número de telefonemas, por outro, faz com que passemos o dia inteiro apenas a responder a e-mails que em alguns casos praticamente nos impedem de trabalhar, posto isto, quase todos os dias nos deparamos com situações do tipo: o e-mail não chegou, foi para spam, não estou a receber....

Para que possamos saber o que estamos a fazer bem e mal, existem regras que devemos cumprir para uma boa utilização desta ferramenta de comunicação:

1. O E-mail empresarial só para trabalho

O e-mail trocado tem conteúdo que pode ser lido pelo seu chefe?

Se a resposta for não, ele deve sair do endereço de e-mail pessoal. “Assim como as outras ferramentas de trabalho, o e-mail empresarial deve ter uso restrito para assuntos profissionais. Tudo o que está vinculado ao profissional no ambiente de trabalho o representa, por isso é importante que a pessoa sempre passe uma imagem de CREDIBILIDADE. A má utilização do e-mail do trabalho pode ser causa de despedimento. É cada vez mais comum o roubo de informações via e-mail ou mídias digitais que podem causar danos à empresa!

2.  Seja objectivo

Ir direto ao ponto o mais rápido possível, sem deixar de fora o que é essencial. A sugestão parece fácil, mas nem sempre é lembrada na hora de explicar ao cliente um assunto delicado ou descrever um procedimento no trabalho. No meio de tanta coisa a ser resolvida, os e-mails mais claros e objetivos são mais eficazes para transmitir a mensagem desejada e evitam o desperdício de tempo. Nunca, mas nunca envie um e-mail sem assunto ou algo genérico como “Queria pedir uma coisa”. Coloque o assunto da melhor maneira possível, como “Envio do relatório X da empresa Y” ou “Agendar reunião dia tal”. Ao usar termos específicos no assunto, você faz com que a pessoa saiba imediatamente do que se trata e isso pode fazer com que ela dê mais importância ao seu e-mail (que, em outros casos, poderia passar despercebido). Além disso, facilita a pesquisa futura por esse e-mail, caso você precise basta procurar na pasta de e-mails enviados (e a pessoa também).

3. Aplique o princípio da escaneabilidade

Ninguém tem paciência para ler um e-mail empresarial com mais de 30 linhas, sem parágrafos, escrito num bloco gigante de palavras. Para evitar que seus e-mails sejam uma chatice para quem os recebe, aplique a técnica da escaneabilidade.

Escreva um texto conciso, com no máximo 5 linhas por parágrafo (se o assunto exigir um e-mail muito grande). Use setas, listas e intertítulos para facilitar a leitura.

4. Abraços... abs... bjs...

A comunicação profissional deve ser, de preferência, clara e sem abreviações. Isso significa que o uso de “vc” para “você” ou “qdo” para “quando”, por exemplo, pode ser evitado.

5. PALAVRÕES estão proibidos em e-mails profissionais

Como em qualquer outro texto, a capacidade de escrita do profissional está sendo analisada no e-mail, por isso a necessidade de sempre respeitar as regras gramaticais e o uso de vírgulas. O uso coloquial do português nem sempre cai bem numa mensagem relacionada à rotina de trabalho. As gíriase PALAVRÕES estão proibidas em e-mails profissionais.

 6. Não envie e-mails que não são claros

Eu sei que, hoje em dia, todos temos pressa e pouco tempo para escrever e-mails que expliquem detalhadamente o que precisa ser feito. Porém, eles precisam ter o mínimo de coerência. Antes de clicar em “Enviar”, releia o seu e-mail para verificar se ele está claro a solicitar exatamente aquilo que você precisa. Muitas pessoas acabam a fazer o trabalho errado ou tendo de o refazer apenas porque não entenderam o que foi pedido. E não adianta colocar a culpa no coitado – se comunicar é fazer-se entender. Se as pessoas não entendem o que você solicita, aprenda a ser mais claro.

7. Não envie e-mails com anexos gigantescos

Os servidores de e-mail tem limitações, no caso dos nossos servidores profissionais o valor máximo ideal é de 15Mb de anexos em cada e-mail. Se precisar enviar algum arquivo grande, coloque-o num serviço na nuvem e envie o link para a pessoa fazer download. ( num próximo artigo vamos abordar esta temática ).

8. Não peça favores a pessoas que não são da sua confiança

Nada pior que receber um e-mail de alguém que você não conhece (ou conhece muito pouco) a pedir alguma coisa. Quando precisar de solicitar algo assim, telefone, estabeleça outro tipo de contacto mais próximo com a pessoa antes de pedir. Nunca envie um e-mail diretamente dizendo que você é o Fulano e que está precisar de determinada coisa. É chato responder a uma pergunta de alguém que você não conhece.

9. Não faça solicitações diferentes no mesmo e-mail

Às vezes, a pessoa que o recebe pode tratar de uma solicitação mas, em relação à outra, ela precisará encaminhar o e-mail à pessoa responsável. Isso complica o trabalho dela, que terá que praticamente reescrever o e-mail solicitando. Peça uma coisa por e-mail. Não precisa “aproveitar” o espaço. Quanto mais objetivo um e-mail for, melhor.
    Não responda a um e-mail sobre um assunto com outro. Isso é uma continuação da prática acima. Se precisa solicitar algo diferente, não diga “Aproveitando, queria pedir aquela OUTRA coisa…”. Envie OUTRO e-mail para aquela OUTRA coisa, ou pelo menos altere o assunto do e-mail.

10. Cuidado com o botão “enviar”

Um clique dado por engano e o e-mail é enviado pela metade ou com informações incorretas.

Na hora de escrever, é importante verificar com precisão as informações para ter certeza de que elas serão enviadas da forma desejada. Da mesma forma, cuidado com o envio de mensagem ao destinatário incorreto. Uma dica que pode ajudar muita gente é deixar o campo “Para” para preencher após a escrita do texto, o que pode prevenir um e-mail enviado antes da hora.

11. Não espere que as pessoas tenham a mesma frequência de leitura de e-mails que você

Algumas pessoas recebem 10 e-mails por dia, enquanto outra recebem 100 ou mais. Se apenas respondermos a e-mails, a nossa vida se resumirá a isso. Para priorizar outras atividades importantes, o e-mail provavelmente será lido com determinada frequência. Se o assunto pedir uma resposta em até 24 horas e você não recebê-la nesse tempo, contacte a pessoa de outra forma. Por favor, não reenvie o e-mail por cima do que você enviou como se a pessoa fosse estupida e não tivesse lido (isso é extremamente irritante), ou então escrevendo “você recebeu este e-mail??”. Sim, ela recebeu – apenas não te conseguiu responder ainda. Se você precisar da resposta, ligue, mande mensagem. Não envie outro e-mail. No geral, a maioria das pessoas responde entre 24 e 48 horas qualquer e-mail com perguntas. Se não for uma pergunta, deixe a pessoa responder dentro das prioridades dela e aguarde.
    Por outro lado, se você recebeu um e-mail com uma pergunta e sabe que não conseguirá responder rápido, é de bom tom ser sincero/a e responder exatamente isso: “Fulano, recebi o seu e-mail mas só conseguirei responder previsivelemente em X tempo”.

12. Mantenha a sua assinatura em formato de texto, não de imagem

Muitos programas de e-mails bloqueiam imagens ou precisam que você clique para mostrar os anexos ou exibir as imagens para que elas apareçam. Não faça isso com a coisa mais importante do e-mail – a sua assinatura com informações de contacto.  Uma assinatura bonita que não é prática não adianta nada. Existem também servidores de e-mail que enviam e-mails para a pasta de spam que não contenham um assinatura bem feita, para isso existem sites que disponibilizam serviços de forma gratuita que criam assinaturas para o e-mail e que cumprem as normas exigidas pelos servidores de e-mail, o que recomendamos é o: https://www.bybrand.io

13. Aprenda o que usar na despedida

Uma das maiores dúvidas de quem escreve e-mails empresariais é o que usar na despedida. Cumprimente e despeça-se de forma respeitosa e profissional. Um “beijo” ou “abraço”, no final do e-mail, é aceitável? Tudo depende da sua intimidade com a pessoa do outro lado.
Para muitos especialistas, o ideal é finalizar e-mails com o cumprimento “Obrigado (a)”. É a solução “diplomática”.

14. Tenha cuidado com a segurança

Para evitar acessos indevidos à sua caixa postal, normalmente realizados com o intuito de disparar emails de spam ou phishing (fraude eletrônica), utilize senhas fortes com caracteres especiais, letras maiúsculas, números e atualize-as regularmente.

15. Verifique com regularidade a sua pasta anti-spam

Muitos e-mails podem ir para essa pasta, o que pode deixar clientes (geralmente são pessoas de fora da organização ou que nunca te enviam e-mails que sofrem com isso) sem resposta. Tenha a prática de verificar ao menos uma vez por semana essa pasta, dependendo do volume de e-mails que você recebe diariamente. Não seria nada bom perder um cliente importante só porque o e-mail dele foi considerado spam.

16. Não faça spam

É cada vez mais comum a prática de enviar o mesmo email para uma grande lista de contactos. No entanto, para que essas mensagens não sejam classificadas como spam e os servidores de envio não sejam incluídos em blacklists (listas de bloqueio), é importante utilizar uma ferramenta de email marketing e seguir as recomendações de enviar conteúdos relevantes ao seu público, não realizar a aquisição de listas de terceiros, tentar ser o mais claro possível no assunto do email e respeitar pedidos de assinantes para cancelar a subscrição das listas. Os nossos servidores impõe limitações diárias no envio de e-mails que actualmente se encontram entre 200 e-mails via e-mail client ( Microsoft Outlook/Mozzilla Thunderbird ) e 500 e-mails via web browser.

Quando reencaminhar uma mensagem retire o do campo do Assunto: os excessos de "EN","ENC","FWD","RE"e"RES" .

Nem sempre é fácil expressar a emoção desejada numa mensagem apenas com palavras. No caso de e-mails profissionais, no entanto, não caia na tentação de usar emoticons. Enfeites nos e-mails podem ir para spam.

O uso de emoticons, variações de fonte, cores e há quem use papel de carta para e-mail - pode afetar a percepção do destinatário sobre a credibilidade e profissionalismo de quem escreveu o e-mail. Mensagens com muitos enfeites podem até mesmo ser barrados pelo próprio filtro de spam do e-mail ou ir direto para spam sem ser lido.

17. Monitorize os limites de armazenamento

As contas de e-mail profissional fornecidas por nós anteriores a 6 de Dezembro de 2012 tem uma limitação de 15GB por conta, as contas disponibilizadas posteriormente a essa data actualmente não tem limitação de espaço, o que não significa que funcionem rapidamente caso o utilizador resolva testar essa falta de limitação. Caso necessite de fazer uma limpeza à sua conta, mas necessite de guardar os antigos e-mails nós podemos efectuar um backup da sua conta.

 

Seguindo algumas dica básicas, você ficará craque em enviar e-mails empresariais. Na hora de escrever, lembre-se sempre de ser conciso, claro e educado. A sua comunicação no ambiente de trabalho será muito mais efectiva e produtiva!

 

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SEO  (do inglês, Search Engine Optimization), em português ( optimização em motores de busca ).

Quando desenvolvemos um website, após a publicação do website o mesmo é indexado pelos motores de busca, o mais usado e conhecido é o Google, mas como ele faz isso? Usando um algoritmo que o google vai melhorando no sentido de proporcionar aos utilizadores uma melhor utilização, colocando nos primeiros lugares os websites que melhor cumprem esses critérios. Quanto melhor posicionado estiver o website pelas palavras que melhor identificam cada negócio melhor, pois evita que o nosso cliente tenha de recorrer à publicidade paga ( Google Adwords ) com os custos mensais que isso acarreta.

O que é Certificado Digital SSL?

O SSL (Secure Sockets Layer) é um protocolo de segurança criado pela Netscape em 1994 que se tornou padrão internacional para troca de informações sigilosas na Internet.
A tecnologia SSL foi incorporada em todos os browsers populares e funciona automaticamente quando um utilizador se conecta a um servidor habilitado para o protocolo. É fácil saber quando um servidor o usa, pois o seu URL iniciará com https. O “s” vem de “Secure”
Desde o início de 2017, os navegadores de internet Chrome e Firefox começaram a mostrar um aviso aos utilizadores que visitam websites que não possuem certificado SSL, alertando que estes não são seguros. A curto prazo, este aviso começará também a ser mostrado por outros browsers. 

Quando o seu navegador se conecta a um servidor SSL, ele automaticamente pedirá ao servidor um certificado digital da Autoridade Certificadora (CA). Ela autentica a identidade do servidor para garantir que você não enviará dados sigilos para um hacker ou um site falso.No entanto, se houver uma falha com a Autoridade Certificadora, o seu navegador irá abrir uma janela para informá-lo sobre o problema que encontrou, permitindo-lhe terminar a sessão ou continuar sob o seu próprio risco.
Se tudo ocorreu conforme o esperado, o seu browser irá automaticamente criptografar todas as informações que você envia para o site antes de deixar o seu computador. Quando as informações chegam a um servidor seguro, são decifradas usando uma chave secreta. Se o servidor envia informações de volta para si, essas informações também são criptografadas pelo servidor antes de serem enviadas. O seu navegador irá decifrá-las automaticamente no momento da chegada.
Embora o SSL faça uma troca on-line de informações sigilosas seguras, não se pode garantir que as informações continuarão a serem mantidas em segurança uma vez que estejam no servidor. Por outras palavras, não basta um website usar o protocolo SSL para ter um website seguro, os programadores devem garantir a segurança dos sites através das boas práticas de programação e manterem sempre os seus websites atualizados para melhor garantir essa segurança.
Com certificados SSL aumenta a segurança do seu website, ganha a confiança dos seus clientes e melhora a visibilidade no Google.
Desde Agosto de 2014 que o algoritmo do google privilegia websites que usem https em detrimento dos outros não seguros, desta forma se o seu concorrente usa https e você não, é provável que você aparece depois dele nas pesquisas orgânicas do google.
 
Por que o meu website precisa de um Certificado SSL?
O certificado de segurança SSL é essencial para combater transações fraudulentas que ocorrem na Internet.
Garante que todos os dados compartilhados entre o seu visitante e o servidor sejam criptografados, como também ajuda a ganhar a confiança do seu cliente.
O certificado SSL permite que o seu cliente confirme a identidade do seu site, o que lhe traz mais tranquilidade ao fazer autenticação ou ao comprar algum produto.

O uso do Certificado SSL será obrigatório?

Sim, a partir de 25 de Maio de 2018, quando o regulamento da proteção de dados entrar em vigor em todos os países da Europa, segundo a nossa interpretação do regulamento, um utilizador de internet ao visitar um website, este recolhe dados através dos cookies tais como, localização, tipo de sistema operativo, browser, etc, além dos eventuais dados que o utilizador possa fornecer através de formulários ou registos. Dessa forma para garantir a segurança destes dados e que os mesmos não serão utilizados por hackers ou pessoas não autorizadas deverá utilizar-se o certificado digital como garantia da encriptação desses mesmos dados.

Um certificado digital SSL tem custos?

Sim. Existem diversas empresas que emitem certificados digitais e dão garantia desses mesmos certificados possuindo conforme o tipo de certificados, seguros que podem indeminizar até vários milhares de euros em caso de quebra do certificado. No entanto e porque será obrigatório a partir de 25 de Maio de 2018 o uso do mesmo, a Joaninfor começou a instalar nos seus clientes esse mesmo certificado e assumirá o custo do mesmo na renovação dos serviços anuais de registo de domínio, alojamento do website e serviço de suporte a e-mail, mantendo os actuais preços tornando-se uma das empresas portuguesas mais competitivas na prestação deste tipo de serviços.

Quando o General Data Protection Regulation (GDPR) entra em vigor?
O GDPR foi aprovado e aprovado pelo Parlamento da UE em abril de 2016. O regulamento entrará em vigor após um período de transição de dois anos e, ao contrário de uma diretriz, não exige a aprovação de legislação habilitante pelo governo; O que significa que ele estará em vigor em 25 de maio de 2018.

À luz de um "Brexit" incerto - eu represento um controlador de dados no Reino Unido e quero saber se eu ainda devo continuar com o planejamento e a preparação do GDPR?
Se você processar dados sobre indivíduos no contexto da venda de bens ou serviços a cidadãos em outros países da UE, você precisará cumprir o GDPR, independentemente de o Reino Unido manter ou não o GDPR pós-Brexit. Se suas atividades estão limitadas ao Reino Unido, a posição (após o período de saída inicial) é muito menos clara. O Governo do Reino Unido indicou que implementará mecanismos legais equivalentes ou alternativos. Nossa expectativa é que qualquer legislação desse tipo siga em grande parte o GDPR, dado o apoio fornecido anteriormente ao GDPR pelo ICO e pelo Governo do Reino Unido como um padrão de privacidade efetivo, juntamente com o fato de o GDPR fornecer uma linha de base clara contra a qual o negócio do Reino Unido pode buscar Acesso contínuo ao mercado digital da UE. (Ref: http://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=07a6d19f-19ae-4648-9f69-44ea289726a0)

Quem afeta o GDPR?
O GDPR não se aplica apenas a organizações localizadas na UE, mas também se aplica a organizações localizadas fora da UE, se ofereçam bens ou serviços ou monitorem o comportamento de indivíduos da informação da UE. Aplica-se a todas as empresas que processam e armazenam os dados pessoais das pessoas que residem na União Europeia, independentemente da localização da empresa.

Quais são as penalidades por incumprimento?
As organizações podem ser multadas em até 4% do volume de negócios global anual por violação de GDPR ou 20 milhões de euros. Esta é a multa máxima que pode ser imposta para as infracções mais graves, por exemplo, não tendo o consentimento suficiente do cliente para processar dados ou violar o núcleo dos conceitos de Privacidade por Design. Uma empresa pode ser multada em 2% por não ter seus registros em ordem (artigo 28), não notificando a autoridade de supervisão e a pessoa em causa sobre uma violação ou não realização de avaliação de impacto. É importante notar que essas regras se aplicam tanto a controladores quanto a processadores - o que significa que 'nuvens' não estarão isentas da execução do GDPR.

O que constitui dados pessoais?
Qualquer informação relacionada a uma pessoa física ou "Assunto de Dados", que pode ser usada para identificar direta ou indiretamente a pessoa. Pode ser qualquer coisa de um nome, uma foto, um endereço de e-mail, detalhes bancários, postagens em sites de redes sociais, informações médicas ou um endereço IP do computador.

Qual a diferença entre um processador de dados e um controlador de dados?
Um controlador é a entidade que determina os propósitos, condições e meios de processamento de dados pessoais, enquanto o processador é uma entidade que processa dados pessoais em nome do controlador.

Os processadores de dados precisam de um consentimento de assunto de dados "explícito" ou "inequívoco" e qual é a diferença?
As condições de consentimento foram fortalecidas, uma vez que as empresas não poderão mais utilizar termos e condições longas e ilegíveis cheios de leis, uma vez que o pedido de consentimento deve ser dado de forma inteligível e facilmente acessível, com o objetivo de processamento de dados anexado a Esse consentimento - o que significa que deve ser inequívoco. O consentimento deve ser claro e distinguível de outros assuntos e fornecido de forma inteligível e facilmente acessível, usando linguagem clara e simples. Deve ser tão fácil retirar o consentimento quanto o que é dar. O consentimento explícito é necessário apenas para o processamento de dados pessoais sensíveis - neste contexto, nada menos do que "optar" será suficiente. No entanto, para dados não sensíveis, o consentimento "inequívoco" será suficiente.

E quanto aos sujeitos de dados menores de 16 anos?
O consentimento dos pais será necessário para processar os dados pessoais de crianças menores de 16 anos para serviços on-line; Os Estados membros podem legislar para uma menor idade de consentimento, mas isso não será menor que 13 anos.

Qual é a diferença entre um regulamento e uma diretiva?
Um regulamento é um ato legislativo vinculativo. Deve ser aplicado na íntegra em toda a UE, enquanto uma directiva é um ato legislativo que estabelece um objetivo que todos os países da UE devem alcançar. No entanto, compete aos países individuais decidir como. É importante notar que o GDPR é um regulamento, em contraste com a legislação anterior, que é uma diretiva.

O meu negócio precisa nomear um oficial de proteção de dados (DPO)?
Os DPOs devem ser nomeados no caso de: (a) autoridades públicas, (b) organizações que realizam monitoramento sistemático em larga escala, ou (c) organizações que se envolvem em processamento em grande escala de dados pessoais sensíveis (Art. 37). Se a sua organização não se enquadra em uma dessas categorias, não precisa nomear um DPO.

Como o GDPR afeta a política em torno de violações de dados?
Os regulamentos propostos em torno de violações de dados referem-se principalmente às políticas de notificação das empresas que foram violadas. As violações de dados que podem representar um risco para os indivíduos devem ser notificadas ao DPA no prazo de 72 horas e aos indivíduos afetados, sem demoras injustificadas.

O GDPR configurará um balcão único para regulamentação de privacidade de dados?
As discussões em torno do princípio de balcão único estão entre as mais bem debatidas e ainda não estão claras, pois as posições em pé são altamente variadas. O texto da Comissão tem uma decisão bastante simples e concisa a favor do princípio, o Parlamento também promove um DPA principal e acrescenta mais envolvimento de outros DPAs preocupados, a visão do Conselho reduz a capacidade do DPA principal ainda mais. Uma análise mais aprofundada do debate de política de balcão único pode ser encontrada aqui.

Ver 10 medidas que deve implementar para cumprir o novo regulamento

 

 

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